Poproś o fakturę do zamówienia - nowa funkcjonalność w panelu Sprzedawcy na Selleetools

Wystawianie i zbieranie faktur od Dostawców to jeden z tych procesów, które potrafią generować niepotrzebne opóźnienia, chaos w skrzynce mailowej i ręczne follow-upy.

Dlatego w Selleetools wprowadziliśmy nową funkcjonalność „Poproś o fakturę”, która automatyzuje cały proces - od wysłania prośby, przez przypomnienia, aż po dodanie dokumentu do zamówienia po stronie Dostawcy.

Nowa funkcjonalność dla Sprzedawcy - „Poproś o fakturę” do zamówienia

Funkcjonalność „Poproś o fakturę” umożliwia Sprzedawcy wysłanie prośby o wystawienie faktury bezpośrednio z poziomu listy zamówień.

Proces jest w pełni zautomatyzowany i obejmuje zarówno wysłanie powiadomienia do Dostawcy, jak i obsługę dodanej faktury w panelu Selleetools między Dostawcą a Sprzedawcą.

Jak działa funkcjonalność „Poproś o fakturę” po stronie Sprzedawcy

Sprzedawca -> Zamówienia -> Poproś o fakturę

Funkcja jest dostępna w panelu Sprzedawcy w sekcji Zamówienia, w zakładkach:

• Zakończone
• Wszystkie

Na liście zamówień, przy wybranych pozycjach, pojawia się przycisk „Poproś o fakturę”. Ten przycisk wyświetla się wyłącznie wtedy, gdy do danego zamówienia nie została jeszcze dodana faktura. Jeżeli Dostawca dodał już fakturę do zamówienia, Sprzedawca zamiast przycisku „Poproś o fakturę” zobaczy przycisk „Pobierz fakturę”.

Po kliknięciu przycisku „Poproś o fakturę” system automatycznie wysyła wiadomość e-mail do przypisanego Dostawcy. Proces nie wymaga żadnych dodatkowych działań po stronie Sprzedawcy.

Aby uniknąć nadmiarowych przypomnień:

• prośbę o wystawienie faktury dla jednego zamówienia można wysłać maksymalnie raz na 24 godziny
• po wysłaniu prośby przycisk staje się nieaktywny (zmienia kolor na szary)
• po upływie 24 godzin przycisk ponownie się aktywuje (zmienia kolor na pomarańczowy), jeśli faktura nadal nie została dodana i prośbę można wysłać ponownie

Obsługa prośby o fakturę po stronie Dostawcy

Po wysłaniu prośby przez Sprzedawcę, Dostawca otrzymuje automatyczną wiadomość e-mail zawierającą:

• informację o konieczności wystawienia faktury
• dane zamówienia, którego dotyczy prośba
• link kierujący bezpośrednio do panelu Dostawcy w Selleetools

Sekcja „Dodaj fakturę” w panelu Dostawcy

Dostawca -> Zamówienia -> Dodaj fakturę

Zamówienia, które nie otrzymały jeszcze faktury, są automatycznie wyświetlane w dedykowanej sekcji „Dodaj fakturę” w panelu Dostawca → Zamówienia.

Sekcja ta umożliwia:

• szybki dostęp do listy zamówień wymagających uzupełnienia dokumentów
• uporządkowanie pracy bez konieczności ręcznego filtrowania zamówień
• jednoznaczne wskazanie zamówień wymagających działania

Dodawanie faktury do zamówienia

Przy zamówieniach, które nie posiadają jeszcze faktury, w sekcjach „Wysłano” oraz „Dodaj fakturę” po stronie Dostawcy wyświetlany jest przycisk „Dodaj fakturę”. Po jego kliknięciu Dostawca może załączyć plik z fakturą.  Po kliknięciu przycisku „Wyślij fakturę” zostaje ona automatycznie przypisana do zamówienia, a samo zamówienie znika z sekcji „Dodaj fakturę”. Jednocześnie Sprzedawca uzyskuje dostęp do faktury w swoim panelu, gdzie przy zamówieniu pojawia się przycisk „Pobierz fakturę”.

Automatyczna obsługa faktur w Selleetools

Funkcjonalność „Poproś o fakturę” porządkuje proces wymiany dokumentów pomiędzy Sprzedawcą a Dostawcą.

Całość odbywa się w jednym systemie - od wysłania prośby, przez jej obsługę, aż po udostępnienie faktury przy zamówieniu: bez ręcznych przypomnień i dodatkowej komunikacji poza panelem Selleetools.